File Microsoft Word berukuran besar tentu saja akan lebih banyak memakan kawasan di Harddisk, tetapi bukan itu yang menjadi masalah utama alasannya kapasitas harddisk kini sudah relatif lebih besar. Yang menjadi pokok masalah terpenting ialah file berukuran besar sanggup menciptakan performa atau kinerja kita bisa menurun alasannya Microsoft Word akan membutuhkan waktu yang relatif lebih usang ketika melaksanakan penyimpanan dokumen, terlebih lagi kalau kita memakai akomodasi auto saving. Ada beberapa hal yang sanggup anda lakukan untuk
mengurangi ukuran file Microsoft Word.
1. Gunakan Link gambar
Ukuran gambar biasanya merupakan faktor penyebab besarnya ukuran file Microsoft Word. Jika gambar yang anda sisipkan berasal dari file gambar eksternal dengan format tertentu (misal jpg, gif, atau yang lainnya), maka ketika menyisipkan gambar ke dalam dokumen sebaiknya anda menentukan mode link penyisipan gambar. Sehingga data file gambar tidak disimpan dalam file dokumen microsoft word. Kelemahan cara ini ialah ketika anda menyalin atau memindahkan (copy atau moving) file Microsoft Word, maka anda juga harus melaksanakan hal yang sama untuk file gambar yang di link ke dalam dokumen.
2. Compress Gambar dalam Dokumen.
Bila anda tidak melaksanakan link terhadap gambar atau image, maka anda bisa mempertimbangkan melaksanakan kompresi terhadap file gambar. Dengan melaksanakan kompresi terhadap gambar (picture) tentu saja akan memperkecil ukuran gambar dan pada hasilnya akan membantu mengurangi ukuran file Microsoft Word.
3. Mengatur Embedded Font.
Jika anda memakai font khusus yang tidak dimiliki oleh semua komputer maka anda sanggup menambahkan atau mengikutsertakan font tersebut dalam file dokumen Microsoft Word semoga semua orang yang membaca dokumen tersebut sanggup tetap melihat huruf atau goresan pena yang memakai font khusus tersebut. Bila anda memakai “embedded font” dan ingin mengurangi ukuran file dokumen word anda, maka anda sanggup melakukannya dengan cara hanya menambahkan karakter-karakter font yang digunakan dalam dokumen.
4. Standarisasi Penggunaan Bullet.
Bullet yang anda gunakan umumnya berasal dari bullet standar yang disediakan microsoft word. Penambahan ukuran file dokumen bisa terjadi alasannya penggunaan bullet kalau anda melaksanakan copy+paste dari web site yang memakai picture bullet. Microsoft Word mempunyai kemampuan untuk menyimpan format yang ada dari website ke dalam format Microsoft Word. Tentu saja dengan memasukkan gambar bullet ke dalam file Microsoft Word. Jika anda melaksanakan copy+paste berulang kali, maka ukuran file akan semakin membengkak. Meskipun gambar bullet terlihat sama, Microsoft Word akan menyimpan bullet picture alasannya dianggap gambarnya berbeda. Untuk mengatasinya, anda sanggup memakai style atau hanya memakai “plain text” ketika copy+paste.
5. Gunakan Gambar Tampilan dari Object Embedding
Gunakan gambar sebagai pengganti tampilan object Embedding. Maksudnya ialah bila anda memakai object embedding menyerupai chart atau tabel dari Microsoft Excel, Diagram memakai Microsoft Visio, Gambar CorelDraw, dan lain sebagainya, maka gantilah tampilan object tersebut menjadi bentuk gambar, dan lebih baik lagi, bila gambar tadi anda kompresi menyerupai halnya langkah nomor 2.
- Ukuran file dokumen Microsoft Word yang bisa dikurangi terbesar umumnya berasal dari optimalisasi penggunaan gambar dan konversi object ke gambar.
- Bila anda memakai link gambar (lihat langkah 1), maka bila anda melaksanakan penyalinan file dokumen (.docx) anda juga harus menyertakan file gambar yang digunakan.
- Bila melaksanakan kompresi gambar anda harus menyesuaikan dengan sasaran simpulan dokumen, apakah untuk pencetakan (print) atau untuk publikasi web.
